Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Cooperativa Multiactiva para la Defensa Jurídica de la Fuerza Pública — Coopedefensa
NIT 901.740.305-4
Domicilio: Calle 64A No. 50A-36, oficinas 201–203, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: 323 245 6008
Correo para asuntos de datos personales: gerencia@coopedefensa.com.co

2. Finalidades del tratamiento

Los datos personales que usted nos suministra se tratan para las siguientes finalidades:

• Atender y responder sus solicitudes de información, consulta o afiliación.
• Adelantar el proceso de afiliación y la gestión de la libranza.
• Prestar los servicios jurídicos de asesoría, acompañamiento y representación.
• Realizar el seguimiento de los procesos y trámites a su cargo.
• Enviar información sobre servicios, beneficios y novedades de la cooperativa, cuando usted lo autorice.
• Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias.

3. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

En el desarrollo de la prestación de nuestros servicios jurídicos, Coopedefensa podrá recolectar y someter a tratamiento datos de naturaleza sensible, tales como información relativa al estado de salud, diagnósticos médicos, calificaciones de pérdida de capacidad laboral e información judicial o administrativa propia de los procesos en trámite.

• Carácter facultativo de la entrega. La prestación de respuestas o la entrega de documentos que contengan datos sensibles es de carácter facultativo y voluntario. No obstante, la omisión o negativa a suministrar dicha información podría limitar o restringir la adecuada defensa, asesoría o gestión del encargo legal solicitado.
• Protección y finalidad del tratamiento. Los datos sensibles autorizados serán recolectados y custodiados bajo estrictos protocolos de confidencialidad, reserva y medidas de seguridad reforzadas, destinándose de manera exclusiva al cumplimiento del objeto jurídico encomendado.
• Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales pertenecientes a menores de edad se realizará respetando en todo momento su interés superior y el ejercicio pleno de sus derechos fundamentales. Su recolección procederá únicamente en los casos estrictamente necesarios para el desarrollo de la gestión legal, contando siempre con la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales.

4. Derechos del titular

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando ello proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos.

5. Cómo ejercer sus derechos

Puede presentar consultas y reclamos escribiendo a juridica@coopedefensa.com.co o comunicándose al 323 245 6008.

Consultas

Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Coopedefensa.

6. Seguridad de la información

Coopedefensa adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Reserva profesional. La información de los afiliados y de sus procesos está amparada por el secreto profesional propio del ejercicio de la abogacía. Los abogados y el personal de la cooperativa están obligados a mantenerla bajo reserva, incluso después de terminada la relación.
• Acceso restringido. A cada expediente accede únicamente el personal que interviene en su gestión.
• Custodia de expedientes. Los expedientes físicos se conservan en las sedes de la cooperativa y los archivos digitales en sistemas con control de acceso.

7. Vigencia

Esta política rige a partir del 2 de septiembre de 2026.

Los datos personales se conservarán mientras dure la relación con el afiliado y, terminada esta, durante el término necesario para atender las obligaciones legales, contables y de conservación de expedientes que resulten aplicables, así como para la defensa de eventuales reclamaciones. Vencidos esos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados.

Cualquier modificación a esta política se informará a través de este sitio web.